Jak vést účetní a daňovou kancelář, které klienti důvěřují

Praktické zkušenosti Stanislava Suchana z vedení společnosti Arstas

Autor: Stanislav Suchan, daňový poradce a zakladatel společnosti Arstas, s.r.o.

Účetnictví může být odborně správně zpracované, a přesto nemusí být klient se spoluprací spokojený. Pokud dlouho čeká na odpověď, nerozumí ceně nebo neví, na koho se obrátit, důvěra se buduje těžko. Při vedení vlastní účetní a daňové kanceláře jsem zjistil, že právě tyto každodenní situace rozhodují o tom, zda spolupráce vydrží.

Dnes se na úspěch účetní firmy dívám přes tři praktické otázky: Dokáže klientům poskytovat kvalitní služby? Umí vytvořit dobré podmínky pro svůj tým? A je její fungování dlouhodobě ekonomicky udržitelné? Odpovědi hledám od roku 2022, kdy jsem založil Arstas. Následující zkušenosti mohou pomoci účetním a daňovým poradcům, kteří chtějí vlastní kancelář založit nebo lépe řídit.

Nejdříve si určete, jakou spolupráci chcete nabízet

Před založením firmy jsem pracoval u různých zaměstnavatelů. Účetnictví mě bavilo už od střední školy, ale v praxi jsem narážel na postupy, se kterými jsem se neztotožňoval. Šlo o komunikaci s klienty, ceny, organizaci práce i neochotu využívat digitální nástroje.

Vlastní firma pro mě byla možností nastavit tyto věci jinak. Neměl jsem ambiciózní plán na velikost kanceláře. Věděl jsem ale, že chci vstřícnější přístup ke klientům a spravedlivé ocenění práce kolegů.

Začínajícímu podnikateli bych proto doporučil nejdříve popsat běžný průběh spolupráce. Co klient od vás dostane? Jak s ním budete komunikovat? Jaké podklady potřebujete a jaká pravidla musí respektovat? Konkrétní představa o službě je pro mě užitečnější než samotná touha mít vlastní firmu.

Klientské portfolio ovlivňuje celou kancelář

Na začátku jsem byl vděčný za každou zakázku. Současně jsem se učil pracovat se softwarem, řešil smlouvy, webové stránky a marketing. Bylo těžké odmítnout klienta, když jsem potřeboval firmu teprve rozběhnout.

Postupně jsem však pochopil, že ne každá spolupráce pomáhá růstu. Klient, který nerespektuje dohodnutá pravidla nebo neoceňuje pečlivou práci, může zaměstnat tým více než několik dobře fungujících zakázek. Později jsme proto portfolio přehodnotili a některé spolupráce ukončili.

V Arstas dnes hledáme především klienty, kteří chtějí mít účetnictví a daně v pořádku a jsou ochotni k tomu přispět svou součinností. Při výběru sledujeme jejich historii, přístup i komunikaci. Vzájemný respekt je pro nás důležitou podmínkou.

Obdobně bych přistupoval k práci pro rodinu a přátele. Osobní vztah neřeší rozsah služby, termíny ani odměnu. Bez jasné dohody mohou vzniknout očekávání, která jedné ze stran nevyhovují.

Důvěru buduje předvídatelná komunikace

Klient nemusí znát účetní předpisy. Potřebuje ale rozumět tomu, co má udělat, proč to po něm žádáme a jak budeme postupovat. Odborné znalosti proto musí doplňovat schopnost vysvětlit situaci srozumitelně.

U nás se snažíme přicházet s řešením klientského problému do dvou pracovních dnů a na běžné e-maily reagovat co nejrychleji. Podstatné je, aby klient věděl, že jeho otázka nezapadla. U náročnějšího poradenství spojujeme zkušenosti více kolegů a společně hledáme vhodný postup.

Mým cílem je, aby se podnikatel mohl soustředit na svou činnost a účetní a daňová kancelář mu pomáhala nést související administrativní zátěž. To vyžaduje pozornost i v drobných každodenních úkolech, které na webu firmy často nejsou vidět.

Cena musí dávat smysl klientovi i firmě

Ve vedení účetní kanceláře se mi osvědčilo nesledovat pouze počet klientů. Dávám přednost menšímu počtu dobře nastavených spoluprací před množstvím podhodnocených zakázek.

Každá nová spolupráce přináší komunikaci, zpracování údajů, administrativní náklady a povinnosti související s AML. Pokud tyto činnosti v ceně přehlédneme, větší portfolio nemusí znamenat lepší hospodářský výsledek.

Naceňování v Arstas zajišťuje projektový manažer, který sleduje i stávající cenové nastavení. Chceme, aby klient neplatil za služby, které nevyužívá, a aby naše odměna odpovídala skutečné práci. Dlouhodobá spolupráce potřebuje rovnováhu mezi oběma stranami.

Delegování začíná důvěrou v konkrétního člověka

Zhruba rok po založení firmy už pro mě nebylo možné zvládat vše samostatně. Přenechat někomu část práce bylo náročné. Do té doby jsem měl většinu úkolů pod vlastní kontrolou a musel jsem se naučit důvěřovat jinému způsobu jejich zpracování.

První kolegyně v týmu zůstala dodnes. Během naší spolupráce dokončila vysokou školu a složila zkoušky na daňového poradce. Nyní pracuje jako daňová poradkyně a účetní a odpovídá za kompletní agendu fyzických osob.

Tato zkušenost mi ukázala, že rozvoj lidí může být stejně důležitý jako jejich znalosti při nástupu. Při náboru proto hledám zájem o obor, týmový přístup, nekonfliktní povahu a vstřícnost ke klientům. Praxe je přínosem, ale sama o sobě nerozhoduje.

Ne všechny spolupráce se podařily. Některé jsme ukončili, jiní kolegové odešli sami. Beru to jako připomínku, že je potřeba mluvit o očekáváních už při náboru. Záleží mi na tom, aby uchazeče zajímala naše kancelář a způsob práce, který nabízíme.

Jasné procesy dávají lidem prostor pro samostatnost

S růstem týmu roste také potřeba dobře popsaných pravidel. V roce 2026 jsem do jejich tvorby vložil hodně času. Každý kolega má vědět, za co odpovídá a jak jeho práce souvisí s úkoly ostatních.

V Arstas se řídíme interním desaterem. Pomáhá sjednotit přístup ke klientům a udržovat úroveň služeb. Stejně důležité je vysvětlovat smysl práce a srozumitelně nastavit odměňování.

Chci, aby lidé mohli pracovat samostatně a bez zbytečného stresu. To však vyžaduje, aby měli jasné zadání a rozuměli společným očekáváním. Volnost a odpovědnost musí fungovat spolu.

Řízení lidí pro mě zůstává každodenní prací. Jsem pečlivý a náročný na kvalitu, ale současně se učím řešit konflikty a lépe rozumět druhé straně. Hodně mi pomohly psychologické a seberozvojové knihy, jejichž poznatky používám i v podnikání.

Technologie vybírejte podle toho, kde vzniká práce navíc

Digitalizace byla jedním z důvodů, proč jsem chtěl vlastní kancelář. Dnes papírovou administrativu omezujeme na minimum a věnujeme čas automatickému vytěžování dokladů. Cílem je efektivnější zpracování účetnictví a lepší využití kapacity týmu.

Umělou inteligenci používáme denně. Pomáhá nám při jazykových úpravách, přípravě článků, hledání inspirace i zpracování podkladů pro daňové kontroly. Vnímám ji jako pracovní nástroj, který se stal součástí našeho fungování.

Při plánování dalšího růstu se proto nedívám automaticky jen na počet zaměstnanců. Často dávám přednost investici do technologií. Nejprve je užitečné pochopit, které úkoly kapacitu spotřebovávají a kde může změna postupu skutečně pomoci.

Reputace zakladatele musí přerůst v důvěru k týmu

Moje odborné aktivity a působení na sociálních sítích firmě pomáhají. Za důležitý posun však považuji to, že klienti stále častěji doporučují Arstas jako celek. Doporučení už není spojeno pouze s mým jménem.

Arstas získal více než 200 Google recenzí s průměrným hodnocením 5,0 z 5. Dvakrát byla také nominována na Daňovou firmu roku. Tyto výsledky vnímám jako uznání práce kolegů, bez kterých by kancelář nemohla fungovat na současné úrovni.

Pro mě má zpětná vazba význam hlavně jako potvrzení, že naše snaha klientům pomáhá. Reputaci nelze dlouhodobě oddělit od skutečné zkušenosti lidí, kteří službu využívají. Marketing může přivést první kontakt, ale další spolupráce závisí na práci kanceláře.

Bez finanční stability nelze kvalitu udržet

Účetní a daňová firma potřebuje zisk, aby mohla investovat do vzdělávání, lidí a technologií. Vedle ziskovosti sleduji také cash flow. Peníze musí být k dispozici v okamžiku, kdy je potřebujeme na úhradu závazků.

Vytváříme rezervy na daně a mzdy. Nejnáročnější částí roku bývá daňová sezóna, ale dosud jsme neprošli krizí, která by zásadně ohrozila fungování firmy.

Podnikání pouze kvůli zisku mě neláká. Přesto považuji ekonomickou stabilitu za podmínku toho, abychom mohli poskytovat kvalitní služby a nabídnout kolegům dobré pracovní prostředí.

Úspěšnou kancelář poznáte podle fungování spolupráce

Na otázku, jak vybudovat úspěšnou účetní firmu, dnes neodpovídám cílovým obratem ani počtem zaměstnanců. Chci, aby se na nás klient mohl obrátit při běžném účetním dotazu i při daňové kontrole a měl jistotu, že jeho situaci bereme vážně.

Stejně důležité je pro mě prostředí uvnitř firmy. Chci, aby byli kolegové spokojení, rozvíjeli své schopnosti a jejich práce jim dávala smysl. Právě propojení dobré klientské služby a fungujícího týmu je směr, kterým chci Arstas dál vést.

Pokud vlastní kancelář teprve budujete, začněte jasnými pravidly spolupráce a postupně je ověřujte v praxi. Věřte své představě, zachovejte si pokoru a počítejte s tím, že se budete učit i z rozhodnutí, která nevyjdou podle očekávání.

Účetní a daňové služby v Praze

Arstas je účetní a daňová firma v Praze. Podnikatelům a obchodním společnostem poskytuje vedení účetnictví, zpracování mezd a daňových přiznání, daňové poradenství a zastupování před finanční správou.

Chcete se seznámit s přístupem kanceláře a možnostmi spolupráce? Na webu Arstas najdete informace o službách, týmu i klientských referencích.